内定辞退メールの書き方｜シーン別の例文とマナー、エージェント経由の伝え方

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内定辞退は誰にとっても気が重いものです。
マナーを押さえたメール例文と伝え方のポイントを、編集部がケース別に整理しました。

内定辞退とは｜内定承諾後の辞退との違い

内定辞退とは、企業から提示された内定を受けずに断ることを指します。
内定承諾書を提出した後の辞退も法律上は可能ですが、企業側の心証や信頼関係への影響は大きくなるため、より慎重な対応が求められます。

タイミング	特徴
内定承諾前の辞退	比較的スムーズに進みやすい
内定承諾後の辞退	法律上は可能だが誠実な対応が必須

民法上、労働契約はいつでも解約の申し入れができるとされており、内定承諾後であっても、損害賠償責任を問われることは基本的にありません。
ただし、これは法律上の話であり、マナーとして誠実な対応をすることは別問題です。

法律上の位置づけ

民法上、期間の定めのない雇用契約は、解約の申し入れから2週間が経過すれば効力が発生するとされています。
内定は労働契約の予約とみなされることが多く、内定承諾後であっても、この規定が実質的に適用されると考えられています。

内定辞退で押さえるべき4つのマナー

マナー①：連絡をしないのはNG行為

連絡なしで放置すると、企業に大きな迷惑がかかります。
辞退を決めたら必ず連絡しましょう。

マナー②：なるべく早く連絡する

迷いがあっても、決断したらできるだけ早く伝えることが、企業への配慮につながります。

マナー③：電話が基本、メールは補足として

まずは電話で直接伝えるのが望ましく、メールのみでの連絡は避けたほうが無難です。

マナー④：営業時間内の連絡を心がける

早朝や深夜の連絡は避け、始業直後など相手の状況に配慮した時間帯を選びましょう。

連絡手段	メリット	注意点
電話	直接誠意が伝わりやすい	担当者が不在だとつながらない
メール	記録が残り確実に伝わる	単独では機械的な印象を与えやすい

電話で内定辞退を伝える例文

電話では、結論から先に伝え、簡潔に理由を述べる構成が基本です。
以下の例文を参考にしてください。

お世話になっております。先日内定のご連絡をいただきました〇〇と申します。ご担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

この度は内定をいただき大変ありがたく思っておりますが、誠に勝手ながら、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

選考にお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となり大変申し訳ございません。貴社のますますのご発展をお祈りしております。

理由を聞かれた場合は、正直かつ簡潔に答えれば十分です。
詳細を無理に説明する必要はありません。

電話で伝える際の話の構成

①名乗る・担当者を呼び出す
②お礼を伝える
③結論（辞退）を先に伝える
④簡潔な理由を添える
⑤お詫びと結びの挨拶

この順序で話すことで、聞き手にとってもわかりやすく、余計なやり取りを減らすことができます。
担当者が不在の場合は、改めてかけ直す旨を伝えるか、伝言をお願いしても問題ありません。

編集部の見解

電話は緊張するものですが、事前にメモを用意しておくと安心です。
結論を最初に伝えることさえ守れば、多少言葉に詰まっても大きな失礼にはあたりません。

内定辞退メールの例文

電話がつながらなかった場合や、電話後の記録としてメールを送る際は、以下の構成を意識してください。

件名：内定辞退のご連絡（氏名）

株式会社〇〇
採用ご担当者様

お世話になっております。〇〇（氏名）です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変恐縮ではございますが、諸般の事情により、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

貴重なお時間を割いて選考いただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。末筆ながら、貴社の一層のご発展をお祈り申し上げます。

件名は一目で内容がわかるように簡潔にし、本文は感謝・お詫び・簡潔な理由の3点を盛り込むと、誠意が伝わりやすくなります。

メール作成時のチェックポイント

・宛先や会社名、担当者名に誤りがないか
・件名だけで内容が伝わるか
・感謝、お詫び、辞退の意思が漏れなく含まれているか
・送信前に一度読み返したか

特に会社名や担当者名の誤字は、確認不足という印象を与えてしまうため、送信前に必ず見直す習慣をつけてください。
コピー＆ペーストで作成する場合は、テンプレートの文言が残っていないかも確認しましょう。

また、メールの送信時間にも配慮が必要です。
深夜や早朝の送信は避け、できるだけ営業時間内、あるいは翌営業日の早い時間に届くよう調整すると、より丁寧な印象になります。

電話がつながらなかった場合のメール文例

何度か電話をかけても担当者に繋がらない場合は、メールでの連絡に切り替えても問題ありません。
その場合は、電話を試みた旨を一言添えると丁寧な印象になります。

株式会社〇〇
採用ご担当者様

お世話になっております。〇〇（氏名）です。本来はお電話でご連絡すべきところ、何度かお電話を差し上げましたがつながらず、メールにてご連絡差し上げる失礼をお許しください。

誠に勝手ながら、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。改めてお電話でもご挨拶させていただければと存じます。

メールを送った後、後日改めて電話がつながった際には、簡潔にお詫びと結論を伝えれば十分です。
すでにメールで伝えているからといって、電話での対応を省略しないよう心がけましょう。

転職エージェント経由での内定辞退

転職エージェント経由で応募した場合は、企業に直接連絡するのではなく、必ずエージェント経由で辞退の意向を伝えるのがマナーです。
エージェント経由で辞退を決めた企業に直接連絡すると、エージェントとの信頼関係を損なうだけでなく、企業側にも混乱を招くことがあります。
必ずエージェントの担当者を通じて手続きを進めましょう。

エージェントは複数の企業とのやり取りを仲介しているため、直接連絡してしまうと、担当者が把握していない情報が企業に伝わり、混乱を招く可能性があります。

辞退の意思が固まった時点で早めにエージェントへ相談すれば、他の候補企業の紹介や、今後の転職活動の方向性についても、あわせて相談できます。

担当者に対して申し訳なさを感じる必要はありません。
むしろ早めに率直な状況を伝えることが、その後の信頼関係を保つうえでも重要です。

今後別の求人紹介を受ける可能性を考えると、担当者との良好な関係を保っておくことは、長期的なキャリア形成の観点からも意味があります。

担当者によっては、辞退の理由をヒアリングし、より希望に合った求人を改めて提案してくれることもあります。

辞退という結果だけでなく、その過程での率直なやり取りが、今後より良いマッチングを見つけるための材料にもなります。

担当者との対話を通じて、自分自身のキャリアに対する軸がより明確になることも少なくありません。

結果として、内定辞退のプロセス自体が、今後のキャリア選択をより良いものにするための貴重な機会にもなり得ます。

目の前の連絡だけに気を取られず、今後のキャリア全体を見据えた視点で対応することを意識してみてください。

最後まで誠実に対応する姿勢が、新しいスタートを気持ちよく迎える第一歩になります。
気負わず、一つひとつ丁寧に進めていきましょう。
あなたの決断を心より応援しています。

エージェント経由の内定辞退で意識したいこと

・辞退を決めたら早めに担当者へ連絡する
・辞退理由は担当者に正直に伝える
・担当者への感謝の言葉も忘れずに伝える

キャリアの相談も含め、専門家に相談しながら進めると安心です。
金融・コンサル業界ならKOTORA（コトラ）、外資系企業ならen world（エンワールド）の担当者が、辞退連絡の進め方まで相談に乗ってくれます。

内定辞退の進め方を
KOTORAに相談する

内定辞退に関する記事は以下も参考になります。

状況別の内定辞退理由の伝え方

辞退理由は、正直かつ簡潔に伝えるのが基本です。
状況別の伝え方の例を紹介します。

他社の内定を承諾した場合

「熟考の結果、自身のキャリアを踏まえ、別の企業様にお世話になることを決めました。」

職種や条件が希望と異なった場合

「改めて検討した結果、希望する業務内容と異なると判断し、辞退させていただくことにいたしました。」

家庭の事情がある場合

「一身上の都合により、今回は辞退させていただきたく存じます。」

詳細な事情まで話す必要はなく、「一身上の都合」という表現も失礼にはあたりません。
無理に詳しく説明しようとすると、かえって話がこじれることもあります。

避けたい伝え方	おすすめの伝え方
他社と迷っていることを詳細に話す	結論を簡潔に伝える
条件面への不満を並べる	前向きな言葉を選んで伝える
曖昧なまま返事を先延ばしにする	決まり次第すぐに連絡する

編集部の見解

理由を詳しく聞かれても、正直に一部を伝えれば十分です。
すべてを説明する義務はなく、簡潔な回答でマナー違反にはなりません。

内定辞退の理由整理を
en worldに相談する

迷ったまま結論を先延ばしにするリスク

複数の内定で迷っている場合でも、結論を先延ばしにし続けることは避けたほうが賢明です。
企業側は内定者の入社を前提に採用計画を立てているため、返答が遅れるほど双方にとって不利益が大きくなります。

先延ばしにするデメリット

・企業側の採用スケジュールに影響を与える
・自分自身の決断も先送りになり、心理的な負担が続く
・回答期限を過ぎると印象を損ねる可能性がある

回答期限の延長が必要な場合は、期限ぎりぎりではなく、できるだけ早めに相談することが大切です。
正当な理由があれば、多くの企業は多少の延長に応じてくれます。

回答期限の延長を相談する際の伝え方

「大変恐縮ですが、慎重に検討したいため、回答期限を〇日ほど延長いただくことは可能でしょうか。」というように、理由と希望する期限をセットで伝えると、相手も判断しやすくなります。

内定辞退を防ぐための選考の進め方

内定辞退自体は正当な権利ですが、そもそも辞退が発生しにくい選考の進め方を意識しておくと、辞退の連絡をする機会自体を減らすことができます。

複数内定による迷いを減らす工夫

・応募前に企業ごとの優先順位を大まかに決めておく
・選考が進むタイミングをできるだけ揃える
・条件面だけでなく、働き方や社風への納得感も比較する

複数の企業を同時に受けること自体は一般的であり、問題のあることではありません。
選考の進捗を自分なりに管理しておくことで、内定が重なった際にも落ち着いて判断しやすくなります。

また、内定を承諾する前に、給与や勤務条件だけでなく、業務内容や配属先について改めて確認しておくことも、承諾後の辞退を防ぐうえで有効です。

承諾前に確認したい項目	確認する理由
具体的な業務内容	入社後のミスマッチを防ぐため
配属先や勤務地	生活面での想定と食い違いがないか確認するため
評価制度や昇給の仕組み	長期的なキャリア形成の見通しを立てるため
入社日の調整可否	現職の退職スケジュールと矛盾しないか確認するため

内定辞退の連絡から完了までの流れ

①辞退の意思を固める

▼

②電話で採用担当者に連絡する

▼

③記録としてメールでも連絡する

▼

④貸与物があれば返却し完了

内定辞退後に確認しておきたいこと

内定辞退の連絡が完了した後も、いくつか確認しておきたいことがあります。
後々のトラブルを避けるためにも、最後まで丁寧に対応しましょう。

辞退後の確認事項

・提出済みの内定承諾書など書類の返却要否
・貸与品を受け取っていた場合の返却方法
・辞退が正式に受理されたことの確認

特に承諾書など重要書類を提出済みの場合は、返却が必要かどうかを確認し、指示に従って対応してください。
すべてのやり取りが完了するまで、丁寧な姿勢を保つことが大切です。

辞退完了までのチェックリスト

□ 電話またはメールで辞退の意思を伝えたか
□ 提出済みの書類の返却要否を確認したか
□ 貸与品があれば返却方法を確認したか
□ 辞退が正式に受理されたことを確認したか

辞退の連絡をした後、企業から返信がない場合でも、催促の連絡は不要です。
企業側の社内手続きに時間がかかることもあるため、しばらく様子を見て問題ありません。
1週間以上経過しても連絡がない場合は、確認の連絡を入れても失礼にはあたりません。
受理の確認が取れれば、一連の手続きは完了です。

確認の連絡をする際も、催促するような言い方にならないよう、あくまで状況の確認というトーンを意識すると、相手に不快な印象を与えにくくなります。

「先日ご連絡いたしました件、無事にお受け取りいただけておりますでしょうか」といった柔らかい表現で確認するとよいでしょう。

これで一連のやり取りが完結し、気持ちよく次のステップへ進むことができます。

一連の流れをあらかじめ把握しておくことで、実際に辞退の連絡をする際も落ち着いて対応できるはずです。

準備さえしておけば、当日は思っているよりもスムーズに終えられるものです。
自信を持って臨んでください。
あなたの新しいキャリアが、良いスタートを切れることを心より願っています。

利用者の声｜良い評判と気になる評判

「内定辞退の連絡が不安でしたが、エージェントに相談しながら伝え方を整理でき、落ち着いて連絡できました。」

（20代・男性・営業職）｜Google口コミ・レビューサイトの傾向をもとに編集部が作成した例

「複数内定で迷っていましたが、担当者に率直に相談したことで、辞退の連絡もスムーズに進められました。」

（30代・女性・事務職）｜Google口コミ・レビューサイトの傾向をもとに編集部が作成した例

気になる評判として挙がりやすい声

対象条件から外れる場合、詳細な相談まで対応してもらえないこともあります。
その場合は総合型のエージェントも併用してみてください。

転職準備に関する記事は以下も参考になります。

内定辞退に関するよくある質問

Q. メールだけで内定辞退の連絡をしてもいいですか？

できる限り電話での連絡が望ましいですが、電話がつながらない場合はメールでの連絡も選択肢になります。
その場合は、後日改めて電話でも一報を入れるとより丁寧です。

Q. 内定承諾書を提出した後でも辞退できますか？

法律上は可能ですが、企業への影響が大きいため、できる限り早く、誠意を持って連絡することが重要です。

Q. 内定辞退の理由を詳しく聞かれたらどうすればいいですか？

正直に、かつ簡潔に答えれば十分です。
すべての事情を詳細に説明する必要はありません。

Q. 内定辞退で損害賠償を請求されることはありますか？

通常のケースで損害賠償を請求されることはほとんどありません。
ただし、極端に不誠実な対応をした場合は例外的にトラブルに発展することもあるため、誠実な対応を心がけてください。

Q. 内定辞退後にまた同じ企業に応募することはできますか？

可能な場合もありますが、企業によって対応は異なります。
今回誠実に対応しておくことが、将来の可能性を残すことにもつながります。
業界が狭い場合は特に、丁寧な対応が今後の関係にも影響します。

Q. 内定辞退を伝える相手は誰が適切ですか？

通常は選考時にやり取りしていた採用担当者に連絡します。
エージェント経由の場合は、必ずエージェントの担当者を通じて連絡してください。

Q. 内定辞退のメールに返信がなくても大丈夫ですか？

企業によっては返信がない場合もありますが、それ自体は珍しいことではありません。
心配な場合は、電話で受理されたかどうかを確認してもよいでしょう。

Q. 内定辞退のメールに絵文字や過度なお詫びの言葉は必要ですか？

ビジネスメールとして丁寧な言葉遣いを心がければ十分で、絵文字は不要です。
過度に謝罪の言葉を重ねるより、簡潔で誠実な文面のほうが好印象につながります。

Q. 内定辞退の連絡は土日でも問題ありませんか？

できる限り企業の営業日・営業時間内に連絡するのがマナーです。
土日に決断した場合は、翌営業日の朝一番に連絡するとよいでしょう。

Q. 内定辞退を伝えた後、気まずくなった場合はどうすればいいですか？

一時的に気まずさを感じることはありますが、誠実に対応していれば長引くことは多くありません。
過度に気に病まず、次の準備に気持ちを切り替えていきましょう。

面接で良い印象を持ってもらえていた場合ほど、辞退の連絡は勇気がいるものです。
それでも先延ばしにせず、決断したらすぐに行動することが、結果的に自分自身の負担を減らすことにもつながります。

辞退の連絡を終えたあとは、気持ちを切り替えて、承諾した企業での新しいスタートに向けた準備に意識を向けることをおすすめします。

最後まで丁寧な対応を貫くことが、自分自身の気持ちの整理にもつながり、新しい環境へ前向きに踏み出すきっかけにもなります。

ここまで紹介してきたポイントを踏まえ、落ち着いて誠実に対応すれば、内定辞退は決して難しい手続きではありません。

気負いすぎず、順序を守って一つずつ対応していけば、誰でも誠実な内定辞退の連絡ができます。

この記事で紹介した例文や構成を参考に、自分の状況に合わせて言葉を調整してみてください。

丁寧な一言を添えるだけで、印象は大きく変わります。
ぜひ参考にしてみてください。
最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。心より深く感謝いたします。

内定辞退で企業に与える影響を理解しておく

内定辞退は労働者の権利ですが、企業側にとっては採用計画の見直しが必要になるなど、一定の影響があることも理解しておくとよいでしょう。
特に中途採用の場合、欠員補充を目的とした採用であることが多く、辞退の影響は新卒採用よりも大きくなりやすい傾向があります。

企業側への影響	内容
採用計画の見直し	再度の募集や選考が必要になる
配属計画への影響	部署の人員計画を調整し直す必要がある
他候補者への対応	辞退が確定してから他の候補者への連絡が始まる